Processos que você deve automatizar com um Sistema de Gestão Educacional

Existem inúmeras formas de facilitar a gestão das instituições de ensino. Uma delas é o sistema de gestão educacional, que faz a automatização de vários processos que são difíceis de serem feitos manualmente. 

A tecnologia evolui a cada dia para levar mais praticidade e assertividade a vários segmentos, e a educação tem se beneficiado bastante das novas práticas. Afinal, com a aderência às inovações, há mais tempo para lidar com questões educacionais.

Saiba quais processos você pode automatizar na sua escola com as novas tecnologias e quais os benefícios!

Benefícios da automatização de processos

Além de oferecer uma visão integrada das instituições, a eficiência é o principal benefício da automatização de processos com um sistema de gestão integrado.

Afinal, a assertividade e organização refletem em todas as áreas da escola e servem de apoio para o trabalho dos gestores, que com a aderência à tecnologia podem direcionar tempo e esforços para outras áreas mais complexas.

Veja alguns benefícios da prática:

Erros manuais:

Como todo trabalho manual é mais passível de erros, a primeira vantagem de utilizar um sistema é diminuir as chances de refazer passos que foram tomados antes do ano letivo começar.

Gestão financeira

A gestão otimizada inclui a parte financeira, e esse setor é extremamente importante, visto que, dá suporte para o funcionamento de várias outras áreas dentro da instituição. 

A plataforma da Mannesoft, por exemplo, pode ajudar a deixar as informações ficam concentradas em um único ambiente digital, possibilitando acesso a relatórios, boletos e outros documentos importantes de maneira simples.

Produtividade das equipes

Com a automatização dos processos, a produtividade da equipe aumenta devido a eficiência. Afinal, a equipe toma as melhores decisões baseado em informações concretas e corretas oferecidas pelo sistema de gestão.

Segurança dos dados

Para garantir o compliance de sua instituição, o sistema de gestão do Mannesoft Prime oferece armazenamento em nuvem e uma segurança elevada para os documentos gerados dentro da instituição, de acordo com a LGPD.

Integração de setores e processos

O sistema de gestão permite a integração e controle dos processos da instituição, desde setores como administrativo e financeiro até controle da captação e retenção de alunos. 

A tecnologia no dia a dia das escolas tem um impacto direto na gestão, pois assim é possível manter tudo que é operacional mais eficiente e organizado.

Processos que podem ser automatizados com sistema de gestão educacional

Agora que já citamos os benefícios dos sistemas de gestão escolar, é preciso entender como a ferramenta proporciona tantos avanços dentro das instituições.

Imagine todos os processos burocráticos existentes no seu cotidiano. O sistema é um programa de computador online que pode ser acessado por um simples navegador de internet, pronto para otimizar as práticas que são manuais.

Simplificando tudo de mais complexo que você imaginou e lida diariamente como gestor. 

Dentre esses processos que podem ser otimizados por meio da plataforma, estão:

Relatórios

Produzir relatórios manualmente não é uma tarefa fácil. Quando o assunto é encontrar dados, muitas vezes, as instituições recorrem a planilhas, anotações e até mesmo relatórios físicos que já estão arquivados há um bom tempo.

Este processo não é nada prático, demanda muito tempo dos gestores. Por isso, o software de gestão é tão importante. Essa ferramenta consegue centralizar dados e permite extrair relatórios de qualquer tipo -desde pagamentos, aniversários e até inadimplência- em pouco tempo.

Desta forma, os sistemas permitem maior controle de todos os departamentos, auxiliando o gerenciamento das escolas de maneira integrada e permitindo a identificação prévia de falhas, e assim, atua como uma ferramenta para prevenir problemas futuros.

Gerenciamento das finanças

O setor financeiro de uma instituição de ensino exige atenção especial, principalmente quando o índice de inadimplência é alto.

Com um sistema de gestão, é possível modernizar o controle financeiro. 

• Enviar boletos para diminuir a inadimplência;
• Oferecer diferentes condições em casos de dívidas;
• Acompanhar o processo de pagamentos, atrasos e projeções de faturamento;
• Cobrança de inadimplentes;
• Segmentação dos processos para mais eficiência.

E muito mais!

Emissão de documentos 

Com o final do período letivo, há uma urgência por parte dos pais dos alunos que solicitam documentos na secretaria. Quando feitos manualmente, a emissão e entrega das solicitações levam dias -ou até semanas- para serem feitos.

Ao automatizar essa tarefa com um sistema de gestão, é possível otimizar a emissão de boletins, históricos, declarações e muitos outros documentos importantes. Assim, além de garantir mais agilidade, também é possível ser mais assertivo na produção.

Rendimento de trabalho de educadores e coordenadores

Um ano letivo proveitoso depende de inúmeros fatores, que vão desde a organização das aulas e notas até a otimização da grade horária. Essas atividades exigem muito tempo dos professores e coordenadores, e normalmente, o fazem em seus horários livres.

Quando o lançamento de notas, aulas e elaboração de grade horária é feita de maneira automatizada, os educadores se desgastam menos com atividades burocráticas e podem enfim se concentrar nos planos de aula.

O controle de frequência também é um processo que, quando automatizado, reduz as falhas e resulta em uma análise de evasão escolar mais assertiva.

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Use a tecnologia a seu favor! As novas ferramentas estão cada vez mais direcionadas para cumprir com as demandas escolas, com o objetivo de fortalecer a gestão e torná-la mais eficiente e organizada.

O Mannesoft Prime é um sistema de gestão educacional especialmente desenvolvido para atender às necessidades dos gestores de instituições de ensino como escolas de idiomas, escolas de cursos livres, colégios, faculdades, centros universitários, universidades e redes de ensino.

O software é 100% online e pode ser usado para controlar a área financeira, matrículas, gestão contábil, de recebíveis, acordos de renegociação de dívidas e muito mais.

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