Gestão de dados: como armazenar dados de instituições de ensino com segurança

Mais do que nunca, é preciso atenção ao coletar, armazenar e tratar os dados dos alunos de sua Instituição de Ensino (IE). O Brasil está enfrentando uma epidemia de ciberataques, o prejuízo com vazamento de dados já alcançou o maior valor em 17 anos e setores como varejo, saúde e educação são os mais afetados.

Os dados dos seus alunos estão seguros? Neste artigo, você confere quatro passos para garantir a segurança dos dados na sua Instituição de Ensino. Leia mais!

5 passos para armazenar dados de Instituições de Ensino com segurança

O Decreto de n.º 10.278, de março de 2020, estabeleceu novos procedimentos padrões para a digitalização de documentos em instituições públicas e privadas e tornou obrigatória a emissão de documentos digitais nas IE.

Além disso, a Portaria n.º 360, de maio de 2022 prevê a conversão de todo o acervo acadêmico para o meio digital: registros de presença, históricos de notas, planejamento de disciplinas, notas fiscais, imagens, etc.

Diante de uma rotina totalmente digitalizada e dos riscos de ciberataques, as IE estão se esforçando para se adaptar e armazenar os dados dos alunos garantindo o princípio da privacidade, um dos pilares da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A seguir, confira quatro passos para garantir a segurança dos dados pessoais dos seus alunos.

1. Elabore uma política de proteção e acesso aos dados

O primeiro passo é conhecer com profundidade as diretrizes e exigências do Acervo Acadêmico Digital, assim como os pormenores do Decreto da Digitalização de Documentos e da LGPD.

A partir desse conhecimento, é possível compreender as necessidades particulares da IE, em termos de estrutura e recursos, e criar uma política de controle de acesso aos dados.

É importante manter o registro das atividades de visualização e alteração de seu conteúdo e contar com um sistema que crie camadas de proteção, com a solicitação de credenciais ou chaves de acesso.

2. Defina onde os dados serão armazenados

Os dados podem ser armazenados em um servidor local, o que exige espaço e cuidados com o acondicionamento dos equipamentos, ou, em um servidor virtual, usando a tecnologia de armazenamento na nuvem.

O armazenamento virtual garante mais flexibilidade para o uso dos dados e reduz custos com um servidor local, mas é preciso estar atento às políticas de segurança do serviço escolhido.

Para as instituições de ensino, além do armazenamento dos dados, é importante contar com um sistema de gestão da informação, integrando dados dos setores administrativo, financeiro e acadêmico. 

Também é essencial encontrar um serviço que garanta a criptografia dos dados, garantindo que eles não sejam utilizados, mesmo se houver um vazamento.

Leia mais sobre a importância da gestão de dados e da LGPD para instituições de ensino, nesse outro artigo que publicamos.

3. Mantenha um backup atualizado

Mesmo quando os dados estão armazenados na nuvem, não dá para abrir mão do backup periódico e é essencial contar com um sistema automatizado para sincronização da sua cópia de segurança.

Os dados estão sujeitos a indisponibilidade, falhas ou violações de segurança do sistema e o backup costuma ser a maneira mais rápida e eficaz de lidar com esse tipo de problema.

4. Crie um plano de recuperação de dados

É preciso criar um plano de contingência para enfrentar e reduzir os danos em caso de problemas ou falhas de segurança na sua instituição de ensino.

Além disso, um plano de recuperação de dados ajuda a preparar a equipe para possíveis problemas e garante que todos saibam o que fazer em caso de emergência.

5. Invista na educação e treinamento da equipe

É fundamental investir na educação e treinamento da equipe sobre práticas de segurança de dados e sobre como lidar com possíveis problemas.

Além disso, é importante manter a equipe atualizada sobre as últimas tendências e desenvolvimentos em segurança de dados para garantir que a instituição esteja sempre preparada para proteger seus dados.

Por que investir na gestão e armazenamento de dados?

A gestão e armazenamento de dados são essenciais para o crescimento sustentável de uma Instituição de Ensino. Os dados são uma fonte valiosa de informação e conhecimento, que podem ser usados para tomar decisões estratégicas e melhorar a qualidade do ensino oferecido pela instituição.

A gestão eficiente dos dados também pode ajudar a tornar os processos administrativos e financeiros mais eficientes, o que pode gerar economia de tempo e recursos. Além disso, o armazenamento seguro dos dados é fundamental para garantir a privacidade e proteger as informações sensíveis dos alunos, professores e funcionários da instituição.

Gerenciar e proteger os dados de uma empresa é uma responsabilidade importante que requer a tomada de medidas eficazes para garantir a segurança, privacidade, precisão e integridade desses dados. 

A seguir, confira uma seleção de boas práticas no armazenamento de dados de IEs:

• Garantir a segurança dos dados: é importante tomar medidas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perda ou danos. Isso pode incluir medidas como criptografia de dados, backups frequentes e a implementação de firewalls e outras medidas de segurança cibernética.
• Manter a privacidade dos dados: é crucial respeitar a privacidade dos alunos e outros indivíduos cujos dados estão sendo armazenados e gerenciados. Isso pode incluir medidas como obter o consentimento dos indivíduos antes de coletar e armazenar seus dados, como determina a LGPD, bem como garantir que esses dados sejam mantidos confidenciais e seguros.
• Assegurar a precisão dos dados: é importante garantir que os dados armazenados e gerenciados sejam precisos e atualizados. Isso pode incluir medidas como verificar a precisão dos dados regularmente e implementar processos para corrigir ou atualizar dados incorretos ou desatualizados.
• Garantir a integridade dos dados: é importante garantir que os dados não sejam alterados de forma não autorizada ou fraudulenta. Isso pode incluir medidas como implementar controles de acesso e auditorias para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados e que as alterações feitas nos dados sejam rastreáveis.
• Adotar práticas de governança de dados: é importante estabelecer boas práticas de governança de dados para garantir que os dados sejam armazenados, gerenciados e utilizados de maneira eficaz e ética. Isso pode incluir a criação de políticas e procedimentos para o armazenamento e gerenciamento de dados, bem como a designação de responsáveis pela gestão desses dados.

Use um sistema de gestão educacional

O Mannesoft Prime é um sistema de gestão educacional desenvolvido especialmente para atender às necessidades das instituições de ensino e inclui medidas de segurança adequadas para garantir a proteção dos dados armazenados.

Com o Prime, a emissão de documentos oficiais, diplomas e certificados fica mais fácil, organizada em um módulo que armazena e classifica arquivos digitalizados de alunos, professores e colaboradores da sua instituição de ensino. 

Além disso, o sistema oferece suporte para o envio e armazenamento de documentos com assinaturas digitais, em conformidade com os padrões oficiais de Certificação Digital.

Leia mais sobre essa tecnologia que amplia possibilidades na gestão educacional, nesse outro artigo que publicamos.

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