Como preparar sua instituição de ensino para a campanha de rematrícula

A campanha de rematrícula é, para as instituições de ensino, um dos momentos estratégicos mais importantes do calendário escolar. Mais do que uma simples renovação de vagas, ela representa a oportunidade de fortalecer o relacionamento com alunos e famílias, aumentar a taxa de retenção e garantir previsibilidade financeira para o próximo período letivo.

Neste artigo, vamos explorar o propósito de uma campanha de rematrícula, como prepará-la e como o apoio de ferramentas de gestão integradas, como o Mannesoft Prime, pode tornar esse processo muito mais rápido, automatizado e assertivo.

O propósito de uma campanha de rematrícula

Antes de planejar ações, é preciso compreender o propósito da campanha de rematrícula: fidelizar os estudantes atuais, reduzir a evasão e reforçar o valor da sua instituição.

Ao antecipar o processo e investir em uma comunicação proativa, sua instituição de ensino conquista vantagens como:

• Previsibilidade financeira para o próximo período letivo;
• Otimização do tempo da equipe administrativa;
• Melhor planejamento de turmas, professores e recursos;
• Reforço da imagem institucional, mostrando cuidado e proximidade com alunos e famílias.

Ou seja, a campanha de rematrícula é mais do que uma formalidade, é uma estratégia de relacionamento e fidelização, além de uma ótima oportunidade de reforçar sua marca e colocar-se à frente dos concorrentes.

Como realizar uma campanha de rematrícula com sucesso

Para que a campanha de rematrícula da sua instituição de ensino seja realizada com sucesso, existem três etapas indispensáveis: planejamento, ação e monitoramento. Continue a leitura e saiba o que fazer em cada uma dessas etapas.

1 - Planejamento

O planejamento é o ponto de partida para o sucesso da sua campanha de rematrícula. Nesta etapa devem ser definidas as metas, os responsáveis por cada uma e o cronograma com as ações.

As metas estabelecidas nessa etapa devem ser claras e mensuráveis, por exemplo:

• Aumentar a taxa de rematrícula em 10%
• Reduzir a evasão em determinado curso
• Antecipar 70% das rematrículas até o fim do período promocional

Além disso, é essencial entender o seu público. Conhecendo o perfil dos estudantes e suas famílias, é possível criar uma comunicação que os aproxime da instituição de ensino e oferecer ofertas que sejam atrativas para eles.

Também vale mapear o que os alunos e famílias esperam da instituição, como qualidade, inovação, flexibilidade de pagamento, segurança, acompanhamento pedagógico e garantir que sua campanha aborde esses aspectos.

Decida quem vai responder por cada parte da campanha e determine prazos de ativação, de encerramento da oferta e o investimento para materiais, comunicação digital, etc. Esse planejamento evita improvisos e facilita a mensuração dos resultados.

2 - Transforme a estratégia em ação

Com o planejamento em mãos, é hora de colocar sua campanha de rematrícula em prática.

Crie ofertas e incentivos atrativos, como descontos para quem antecipar a rematrícula, condições especiais de pagamento, brindes ou prioridade na escolha de turmas são formas eficazes de incentivar a renovação do vínculo com a instituição de ensino.

E para divulgar as ofertas e incentivos, comunique sua campanha por todos os canais disponíveis:

• E-mail marketing personalizado;
• Mensagens via WhatsApp;
• Redes sociais e site institucional;
• Avisos no aplicativo da IE.

Lembre-se: a mensagem deve ser clara, empática e reforçar os diferenciais da sua instituição.

Um dos principais motivos de desistência do processo de rematrícula é a burocracia. Ofereça a possibilidade de rematrícula online, com poucos cliques, sem necessidade de deslocamento. Além disso, garanta que os dados dos alunos estejam atualizados e que o processo seja intuitivo.

3 - Monitore os resultados em tempo real

Durante a campanha, acompanhe o desempenho diariamente. Analise indicadores como:

• Percentual de estudantes rematriculados;
• Canais que geraram mais adesões;
• Cursos ou turmas com menor taxa de renovação;
• Motivos de não rematrícula.

Essas informações ajudam a ajustar a estratégia e direcionar ações específicas.

Com uma plataforma como o Mannesoft Prime, você visualiza tudo em dashboards intuitivos, com dados atualizados em tempo real, o que facilita as decisões durante a campanha.

Dicas para potencializar sua campanha de rematrícula

• Antecipe-se

Quanto antes a campanha começar, melhor será o engajamento.

• Use dados a seu favor

Personalize mensagens e ofertas com base no perfil dos estudantes.

• Capacite sua equipe

Treine colaboradores para atender dúvidas com empatia e agilidade.

• Crie senso de urgência

Comunique prazos e benefícios limitados para incentivar a ação.

• Comemore os resultados

Compartilhe as conquistas da campanha com os envolvidos, afinal, uma equipe motivada faz toda a diferença para o sucesso da campanha de rematrícula.

Leia também: Dicas para aumentar a taxa de rematrícula da sua instituição de ensino

Como o Mannesoft Prime impulsiona a campanha de rematrícula

Uma campanha de rematrícula bem estruturada é resultado da combinação entre estratégia, comunicação e tecnologia.

Planejar cada etapa, simplificar processos e acompanhar resultados em tempo real faz toda a diferença na retenção de estudantes.

Com o Mannesoft Prime, sua instituição de ensino ganha produtividade, controle e proximidade com estudantes e famílias. O sistema une eficiência operacional e experiência do usuário em um único ambiente, tornando o processo de rematrícula mais ágil e eficiente.

Tome decisões mais assertivas e crie um fluxo de trabalho que aumenta a produtividade da sua equipe. Nossa tecnologia atende às necessidades da sua IE, oferecendo metodologias que agregam valor ao fluxo de trabalho. Foque o seu tempo no que importa e seja Prime você também!

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