4 estratégias de cobrança para evitar a inadimplência escolar

A inadimplência escolar é um problema que atinge a maioria das instituições de ensino, prejudicando a gestão financeira, o planejamento pedagógico e até mesmo o relacionamento com a comunidade. 

Isso acontece porque grande parte dos recursos financeiros usados para manter a escola em funcionamento vêm das mensalidades. Assim, se houver atraso ou a falta de pagamento, todo o fluxo financeiro é prejudicado. 

Quando há uma alta taxa de inadimplência escolar, os gestores não conseguem colocar em prática seu planejamento financeiro, que inclui o pagamento dos funcionários, a manutenção do espaço físico e a compra de novos materiais que irão melhorar a qualidade do ensino.

Em 2020, a pandemia de coronavírus trouxe uma série de impactos financeiros para as famílias e para as escolas, criando uma situação ainda mais delicada para a cobrança escolar.

Para ajudar os gestores a enfrentarem este desafio, reunimos algumas estratégias de cobrança que podem ser adotadas nas instituições de ensino:

1 - Crie ações para prevenir a inadimplência

O combate à inadimplência deve começar antes mesmo do atraso das mensalidades, garantindo que o aluno (ou os pais e responsáveis) tenha acesso às informações para fazer o pagamento em dia.

Nesse ponto, a comunicação é a melhor estratégia, seja com o envio de lembretes e da fatura por e-mail e SMS, ou mesmo com um sistema de acesso fácil ao histórico de pagamentos. 

O contrato de matrícula também deve deixar claro qual o valor da mensalidade, a data de vencimento e as multas que deverão ser pagas em caso de atraso. 

Depois de identificar a falta de regularização das mensalidades, a escola deve tratar caso a caso, buscando entender quais os motivos que levaram a família a não pagar o valor.

Esses motivos vão desde um simples esquecimento, que pode ser resolvido com um e-mail ou uma ligação, até imprevistos financeiros, que devem ser analisados pela gestão.

2 - Incentive o pagamento em dia

Ainda na área de prevenção, uma forma de estimular o pagamento em dia e evitar o cancelamento da matrícula é criar descontos para quem pagar a mensalidade antes do vencimento, por exemplo. 

Algumas instituições oferecem outras vantagens, como descontos em aulas extracurriculares ou benefícios no final do ano letivo. 

Por mais que essa seja uma estratégia relevante, o gestor precisa calcular exatamente qual a margem aceitável para não colocar em risco o planejamento financeiro da instituição.

3 - Ofereça renegociação das dívidas

Quando há inadimplência escolar, uma das possibilidades da instituição de ensino é refinanciar a dívida. 

Esta alternativa é usada principalmente quando a dificuldade financeira da família não pode ser resolvida imediatamente, como a perda de emprego de um dos pais, por exemplo. 

Assim, a instituição pode oferecer o parcelamento da dívida em prestações menores e prazos mais longos, aumentando as chances da realização do pagamento. 

Porém, é sempre importante que a escola incentive o pagamento à vista para conseguir recuperar seu caixa a tempo de evitar prejuízos maiores. 

Essa possibilidade pode ser oferecida quando há um acúmulo muito grande de juros e multas resultantes de meses de atraso no pagamento das mensalidades. Em alguns casos, o valor total das sanções chega a superar o próprio valor em aberto. 

Dessa forma, oferecer um desconto no pagamento à vista é uma forma de superar o problema do valor dos juros e incentivar a quitação da dívida o mais rápido possível.

4 - Automatize a cobrança das mensalidades

Hoje em dia, grande parte das pessoas está habituada a fazer pagamentos pela internet e receber a fatura por e-mail, por exemplo, o que reduz as chances de esquecimento. 

Com um sistema de gestão educacional como o Mannesoft Prime, é possível automatizar o processo de cobranças e a gestão financeira da instituição. 

Dessa forma, é possível oferecer maior facilidade para os responsáveis e também para os profissionais da escola. 

O Prime centraliza as informações em um só lugar e automatiza processos como emissão de boletos, controle de bolsas, descontos e convênios, renegociação de dívidas e muito mais. 

Os módulos de gestão acadêmica e corporativa oferecem uma visão completa da instituição, com acesso em tempo real a todas as transações financeiras registradas no sistema. 

Entre em contato conosco e descubra como o Prime ajuda a otimizar as estratégias de cobrança e reduzir a inadimplência escolar na sua instituição.