16 de Dezembro de 2021

4 processos financeiros que sua instituição de ensino precisa automatizar

Aumentar a produtividade, reduzir os erros manuais, aumentar a segurança dos dados armazenados na nuvem e integrar todos os setores são apenas algumas das vantagens da automatização de processos. Com um sistema de gestão educacional, os relatórios com métricas e indicadores tornam a gestão financeira da sua instituição de ensino ainda mais eficiente.

Um sistema de gestão educacional é uma solução online que centraliza as informações acadêmicas e administrativas da instituição de ensino. Essa ferramenta automatiza processos manuais, facilita a realização de tarefas burocráticas e permite que o gestor tenha uma visão completa dos setores.

Confira os processos financeiros que a sua instituição de ensino precisa automatizar para aumentar a eficiência e ter mais produtividade no dia a dia:

1 - Envio de boletos

Para que as mensalidades sejam pagas no dia certo, evitando a inadimplência, é preciso que os boletos cheguem até os pais ou alunos de uma forma rápida e fácil.

Muitas vezes, os atrasos se devem ao esquecimento, algum problema no e-mail que impossibilita o pagamento ou mesmo à falta de organização financeira das pessoas.

Ao enviar os boletos de uma forma automatizada, você garante que os responsáveis financeiros irão receber a cobrança e ainda pode enviar lembretes por e-mail ou SMS, por exemplo.

Se for preciso, também é possível atualizar os boletos sem que os pais ou alunos precisem ir até a secretaria buscar uma segunda via.

2 - Registro de renegociações

Além dos boletos, você pode oferecer outras opções de cobrança bancária, automatizando os pagamentos e facilitando o dia a dia dos responsáveis financeiros.

Com um sistema integrado, é possível monitorar a concessão de bolsas, descontos e convênios, contribuindo para uma estratégia de redução da inadimplência.

Em caso de dívidas, a instituição pode oferecer condições de pagamento mais convenientes de acordo com cada caso.

Assim, a automatização desse processo financeiro possibilita o registro e controle das renegociações, aumentando as chances de quitação das dívidas.

3 - Cobrança de inadimplentes

O processo de cobrar alunos inadimplentes costuma ser bastante desgastante e ocupa um tempo considerável dos colaboradores, que nem sempre têm sucesso na negociação.

Para aumentar a efetividade dessa tarefa, sua instituição conta com um sistema automatizado que envia lembretes aos responsáveis financeiros antes mesmo do vencimento do pagamento, agindo de forma preventiva.

Se, mesmo assim, o pagamento não for efetivado, é disparado um alerta de cobrança para toda a base de inadimplentes e o gestor pode acessar quem recebeu e quem visualizou a mensagem.

Com a atualização automática dos boletos, os alunos ou seus pais podem entrar diretamente no sistema e, em poucos cliques, fazer o pagamento dos valores atrasados.

4 - Acesso a relatórios em tempo real

Para ter o controle da gestão financeira da sua instituição de ensino, é fundamental ter acesso a relatórios, métricas e indicadores que ajudam a verificar se o planejamento está sendo seguido.

Assim, você tem acesso a dados como a quantidade de vezes que um inadimplente recebeu mensagens de cobrança, pode oferecer renegociações personalizadas e conciliações de contas de mensalidades, bolsas, receitas e fornecedores.

Além do acesso em tempo real a todas as transações financeiras registradas em outros módulos do sistema, você pode configurar o modelo de apropriação de receitas para contratos de ensino, despesas com bolsas, descontos, acordos, renegociações, entre outros.

Quando organizadas manualmente, essas informações ficam salvas em planilhas que precisam ser atualizadas periodicamente e podem gerar falhas humanas devido ao excesso de dados numéricos, por exemplo.

Ao automatizar esse e outros processos financeiros, as informações ficam salvas na nuvem e podem ser acessadas a qualquer hora e de qualquer dispositivo com acesso à internet.

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