Gestão escolar: entenda o impacto da automatização no desempenho da escola

A gestão escolar é responsável por gerenciar, administrar e organizar todas as áreas da instituição de ensino de forma a garantir uma educação de qualidade. Para isso, existem diversos processos que precisam ser realizados todos os dias e a melhor maneira de otimizá-los é contar com um software para automatizar as tarefas e aprimorar o desempenho escolar.

A automação possibilita a integração e o controle de todos os processos da escola – administrativo, financeiro, contábil, acadêmico, comunicação, captação e retenção de alunos, entre outros. 

A utilização da tecnologia no dia a dia da instituição tem um impacto direto na gestão escolar, pois torna os processos operacionais mais organizados e eficientes.

Isso acontece porque a tecnologia apresenta diversos recursos e ferramentas que podem ser utilizados em tarefas que precisam ser sistematizadas. 

Dessa forma, o fluxo de atividades é predeterminado e otimizado de acordo com as necessidades da instituição e os objetivos previamente estabelecidos. 

Assim, o gestor não precisa se preocupar com eventuais falhas humanas ou erros de informação entre sistemas, por exemplo, pois tudo está integrado.

Quando o professor, ou outro colaborador da instituição, realiza uma tarefa de forma automática no sistema, ele economiza tempo e aumenta sua produtividade, podendo dedicar-se a outras atividades mais focadas na parte humana da escola.

Além disso, a automatização aumenta a eficiência dos processos, pois a equipe poderá entregar um serviço mais qualificado e baseado em informações concretas obtidas por meio de relatórios em tempo real.

Benefícios da automatização de processos para a gestão escolar

O planejamento é essencial na gestão de instituições de ensino de todas as etapas.

Através dele, é possível prever potenciais cenários e manter a escola preparada para lidar com imprevistos. 

Com um sistema de gestão educacional, automatizar processos é apenas uma das vantagens. 

O software pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar, ajudando os gestores na organização, administração e controle de todos os processos educacionais. 

Essa eficiência se reflete na qualidade do trabalho dos profissionais, no atendimento aos alunos e no seu aprendizado. 

A aplicação das melhores práticas da tecnologia e da inovação também são um importante argumento na captação de novos estudantes, pois a instituição oferece várias facilidades e consegue se destacar da concorrência. 

Confira os principais benefícios de automatizar os processos na sua instituição:

• Visão completa da instituição de ensino
  

Com a automação, os gestores têm acesso a relatórios e informações em tempo real sobre o funcionamento da instituição. 

A partir de dados concretos, você pode identificar os pontos positivos e o que pode ser aprimorado na gestão escolar, contribuindo para a tomada de decisões mais assertivas. 

Ter acesso a uma visão completa de todas as áreas da escola também ajuda os gestores a traçarem objetivos de curto, médio e longo prazo de acordo com as necessidades mais imediatas. 

Essas informações têm um impacto direto no gerenciamento de recursos, na imagem da instituição perante o mercado e na experiência de alunos e responsáveis. 

Um sistema de gestão eficiente também permite que os estudantes e pais acompanhem as notas, provas, faltas, horários de aulas, emissão de boletos, rematrícula online e muito mais. 

Assim, o gestor retira as tarefas burocráticas dos colaboradores da secretaria, que podem utilizar esse tempo para aprimorar o atendimento dos alunos ou outras tarefas mais relacionadas ao processo de ensino e aprendizado.

• Otimização de tempo
  

O tempo é um dos recursos mais importantes em qualquer instituição e a melhor maneira de otimizar o trabalho dos profissionais é com um sistema de gestão educacional. 

Com a automação, os colaboradores geram relatórios personalizados de acordo com as necessidades da gestão, reduzindo as falhas humanas de quando os dados são coletados manualmente. 

Nesse sentido, os professores também podem utilizar o software para registrar notas, faltas, ocorrências, calendário de provas, disponibilizar materiais de apoio e outras tarefas que costumam ocupar boa parte de seu dia de trabalho. 

Com a tecnologia, os docentes passam menos tempo realizando atividades burocráticas e podem se dedicar ao relacionamento com os alunos e responsáveis, bem como ao aprimoramento das metodologias de ensino.

• Redução da inadimplência e evasão escolar
  

Em momentos de crise, a inadimplência e a evasão escolar tornam-se problemas ainda mais graves para as instituições de ensino privadas. 

Uma das principais formas de evitar o não pagamento das mensalidades é oferecer diversos métodos e renegociar possíveis valores atrasados. 

Com um software eficiente, a gestão financeira se torna mais simples, pois o gestor consegue fazer planejamentos, acompanhar indicadores, monitorar o histórico dos alunos e muito mais. 

Além disso, se não houver o acompanhamento adequado, um caso de inadimplência pode evoluir até se tornar um caso de evasão, em que o aluno não efetua a matrícula para o próximo período.

Para evitar esse cenário, a tecnologia pode ser usada para estreitar o relacionamento entre a escola e as famílias, armazenar dados, informações de pagamento e outras formas de contornar problemas pontuais. 

Por meio do software, a gestão automatiza as cobranças, emite boletos de forma automática e pode acompanhar o pagamento, criando projeções financeiras mais realistas e evitando o cancelamento de matrículas.

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Otimizar a utilização de recursos da sua instituição de ensino, aumentar a produtividade dos profissionais e automatizar atividades são apenas algumas das vantagens de um sistema de gestão educacional. 

O Mannesoft Prime é um software 100% online que foi desenvolvido especialmente para atender às necessidades de gestores de escolas de idiomas, escolas de cursos livres, colégios, faculdades, centros universitários, universidades e redes de ensino. 

Com o Prime você pode: 

• Fazer a gestão completa de contratos de matrícula e informações financeiras;
• Acompanhar informações gerenciais e estratégicas da instituição;
• Gerenciar informações acadêmicas e financeiras de diferentes unidades de ensino;
• Conceder acesso acadêmico a alunos, pais e professores;
• Controlar e executar o planejamento financeiro;
• Gerenciar polos EAD;
• Facilitar o pagamento de mensalidades;
• Otimizar a comunicação com os alunos e responsáveis;
• E muito mais!

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