14 de Janeiro de 2021

Plano de gestão escolar: o que é e como montar um planejamento eficaz

O plano de gestão escolar é uma ferramenta muito importante para a gestão, pois serve como um guia para planejar, alinhar e monitorar ações que ajudam a melhorar a qualidade do ensino. Por isso, elaborar esse documento não é uma tarefa simples, pois é preciso reunir diversas informações e conciliar os objetivos da instituição.

Um plano de gestão escolar eficaz deve manter o alinhamento entre aspectos pedagógicos, financeiros e administrativos, de modo que todos os envolvidos na administração saibam quais são os objetivos e os desafios da escola para o próximo ano letivo.

Também é importante que o documento inclua todas as áreas da gestão educacional para facilitar o acompanhamento das ações que serão desenvolvidas ao longo do ano.

O que é o plano de gestão escolar?

Trata-se de um documento em que são registradas todas as ações estratégicas que deverão ser realizadas na instituição de ensino.

Nesse sentido, funciona como uma espécie de planejamento estratégico que contém os detalhes e informações que irão nortear o cumprimento dos objetivos organizacionais.

Em geral, o plano começa a ser elaborado no segundo semestre do ano anterior, para que os profissionais tenham tempo de levantar as informações necessárias e elaborar um planejamento adequado antes do início das aulas.

Com isso, é possível verificar as ações que estão dando resultados e fazer alterações para se adaptar à realidade da escola.

As principais informações que devem constar no plano são:

  • Número de funcionários;
  • Número de matrículas ativas de alunos;
  • Taxa de ocupação das turmas;
  • Calendário escolar;
  • Grade horária;
  • Metodologias de ensino;
  • Controle de recursos financeiros;
  • Eventos promovidos pela escola;
  • Metas e objetivos do Projeto Político Pedagógico (PPP);
  • Dados de evasão;
  • Taxa de inadimplência escolar.

Como elaborar um plano de gestão escolar eficaz?

O primeiro passo para desenvolver um planejamento eficiente é conhecer profundamente a situação da escola e identificar os principais desafios que devem ser superados.

Para isso, a matriz SWOT é uma ferramenta muito útil para conhecer melhor o cenário da instituição, entender o ponto de vista de todos os envolvidos e tomar decisões mais seguras de acordo com o contexto em que a instituição está inserida.

SWOT é uma sigla em inglês que significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em português, também é conhecida como FOFA, na tradução literal.

Essa análise é dividida em duas categorias: ambiente interno e externo.

O ambiente interno é onde a instituição de ensino tem o controle de seus resultados, ou seja, suas forças e fraquezas.

No caso de uma instituição de ensino, a qualidade dos professores e o impacto disso no aprendizado dos alunos é algo que pode ser controlado internamente.

Já as oportunidades e ameaças estão relacionadas ao ambiente externo e aos fatores que estão fora do controle da organização, como crises econômicas e mudanças na legislação que impactam na rotina escolar.

É importante que esta análise seja feita ainda na parte estratégica do planejamento, em reuniões com uma equipe formada por profissionais de diversas áreas.

A partir dessas discussões, o gestor terá em mãos informações valiosas para ajudar a construir as metas e objetivos que irão guiar a instituição no próximo ano.

Lembre-se que o plano de gestão deve ser um retrato fiel da escola, portanto fique atento aos detalhes e leve em consideração as necessidades de todos os envolvidos na rotina da instituição – alunos, familiares, professores, gestores e demais profissionais.

A importância do planejamento e monitoramento das ações

Durante a elaboração do planejamento, um dos indicadores mais importantes é a taxa de ocupação das turmas, pois é preciso que haja um número mínimo de alunos para garantir sua viabilidade financeira.

Para obter esse número, é necessário calcular o custo total da turma (material, professores, manutenção e outros custos) e dividir o valor pela mensalidade média cobrada.

A partir desse número, é possível criar estratégias de captação de alunos sem causar prejuízo financeiro.

Assim, depois de identificar os problemas, é o momento de levantar possíveis soluções e apresentar ações para superar os desafios.

Outro ponto importante do planejamento é a elaboração do Projeto Político Pedagógico (PPP), um documento que reúne as metas que a escola deseja alcançar e quais ações devem ser realizadas para isso.

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Assim, o plano de gestão escolar deve estar alinhado a este documento, de modo que cada ação determinada para o período e seu acompanhamento estejam alinhados às metas e objetivos determinados no PPP.

É fundamental que os professores e a equipe pedagógica participem da elaboração do plano já que, ao lidar diretamente com os alunos, podem apresentar novos pontos de vista relevantes para o progresso da escola.

Nesse sentido, também é importante que a comunidade escolar participe do desenvolvimento desses documentos que irão guiar diversas ações e impactar diretamente no dia a dia da instituição.

Outro ponto fundamental para a eficiência do planejamento é o seu monitoramento constante durante o ano.

Se a instituição de ensino tem como um dos objetivos do plano aumentar em 50% o número de matrículas, por exemplo, é preciso acompanhar os dados ao longo dos meses e verificar se as estratégias estão sendo eficazes.

Caso contrário, é preciso adaptar as ações e encontrar outras maneiras de cumprir os objetivos, seja investindo em novas tecnologias ou fazendo mudanças pontuais nas ações determinadas inicialmente.

Como um software de gestão escolar pode ajudar?

Um plano de gestão deve incluir informações sobre a gestão pedagógica, administrativa e financeira da instituição de ensino. 

Para isso, a melhor maneira de reduzir o tempo gasto com a coleta de dados e outras tarefas burocráticas é utilizar um sistema de gestão educacional, como o Mannesoft Prime.

Ao centralizar todas as informações em um sistema online, que pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar, o gestor tem fácil acesso a gráficos e dashboards detalhados que facilitam sua rotina em todos os aspectos.

Com o software, o gestor monitora a frequência dos alunos, a taxa de matrículas, o índice de inadimplência e outros dados importantes para elaborar o plano de gestão escolar. Entre em contato conosco para agendar uma demonstração e descubra tudo o que o Prime pode fazer pela sua instituição de ensino.

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