4 ferramentas de gestão escolar para organizar seu ano letivo

Entre as funções da gestão escolar estão a administração de processos internos e externos, melhora da qualidade do ensino, integração da comunidade, entre outros. Para isso, a tecnologia é a principal aliada do gestor, pois oferece ferramentas que permitem começar o ano letivo de uma forma organizada e planejada.

As ferramentas de gestão escolar ajudam a desburocratizar as atividades, otimizar os processos e simplificar o dia a dia dos profissionais. Assim, essa facilidade se reflete na satisfação dos alunos, docentes e demais colaboradores, que têm mais tempo para se dedicarem à qualidade da educação ofertada na instituição.

A principal maneira de utilizar a tecnologia a favor da gestão é contar com um software online que integra os setores acadêmico, pedagógico e financeiro. 

Com um sistema de gestão educacional, é possível automatizar tarefas repetitivas, centralizar as informações em um mesmo local, manter os dados armazenados em segurança e deixar tudo organizado antes do início do ano letivo.

Conheça as principais ferramentas de um sistema de gestão educacional:

1. Captar matrículas

O período de captação de matrículas é bastante movimentado e faz com que os gestores tenham pouco tempo livre para organizar a campanha e resolver os problemas cotidianos. 

Para facilitar a gestão acadêmica e corporativa, um software educacional permite que o gestor tenha maior controle sobre a oferta de vagas, oferta de disciplinas, trancamentos, cancelamentos, transferências e muito mais. 

Com informações atualizadas e relatórios de desempenho, é possível estruturar o processo a partir de uma visão ampla da escola e com base em informações concretas. 

Assim, a gestão reduz a chance de erros e pode tomar decisões estratégicas pensando no crescimento da instituição a longo prazo. 

Com o módulo de matrículas, o gestor tem uma visão integrada das informações acadêmicas, financeiras e contábeis, incluindo inscrições em cursos extracurriculares. 

Além disso, os recursos específicos facilitam a gestão dos processos seletivos, desde a inscrição e taxas do vestibular até a matrícula dos novos alunos, acompanhando a evolução das inscrições e matrículas em tempo real.

2. Evitar inadimplência

A inadimplência escolar é um dos maiores desafios das instituições de ensino, pois a redução de receita impacta no pagamento dos funcionários, na realização de melhorias na infraestrutura da escola e no equilíbrio das contas. 

Para evitar esse problema, é importante analisar as métricas financeiras, como índice de inadimplência, custo de serviço por aluno, percentual de bolsas e descontos, entre outros dados que permitem a execução do planejamento e a análise da eficiência das ações. 

Outro ponto importante para evitar o atraso no pagamento das matrículas é a renegociação das dívidas, concessão de bolsas de estudos e outras estratégias que ajudam a melhorar a gestão financeira. 

Com um sistema automatizado, as informações são centralizadas em um só lugar e é possível automatizar processos como emissão de boletos, controle de bolsas, descontos e convênios, renegociação de dívidas e muito mais. 

Os módulos de gestão acadêmica e corporativa oferecem uma visão completa da instituição, com acesso em tempo real às transações financeiras registradas no sistema.

3. Organizar processos internos

Antes do início do ano letivo, é importante organizar uma série de processos internos e externos para que tudo esteja pronto no primeiro dia de aula dos alunos. 

Um sistema de gestão educacional centraliza as informações dos diversos setores da instituição e facilita a gestão acadêmica e corporativa. 

Assim, o acesso a relatórios atualizados em tempo real possibilita ao gestor ter conhecimento sobre tudo o que está acontecendo na instituição, verificando os índices de desempenho, taxas de rematrícula e outros indicadores que facilitam a tomada de decisões. 

Além disso, junto aos relatórios de outras áreas, é possível identificar quais pontos podem ser melhorados para atrair ainda mais alunos e fazer a instituição crescer. 

Ao integrar os módulos e processos do dia a dia, o gestor consegue planejar e controlar os fluxos, tarefas e requerimentos, simplificando a organização de informações financeiras e a emissão de documentos, por exemplo.

4. Manter a gestão financeira organizada

A gestão financeira escolar consiste na sistematização de procedimentos administrativos relacionados ao gerenciamento das contas, planejando as entradas e saídas de recursos com o objetivo de garantir a eficiência da instituição como um todo. 

Para isso, é importante ter um planejamento e utilizar métodos tecnológicos de análise e controle das finanças, possibilitando o acompanhamento em tempo real e a otimização de recursos. 

Com uma ferramenta tecnológica, é possível facilitar o pagamento das mensalidades, diminuir os gastos desnecessários, direcionar recursos para o desenvolvimento de determinadas áreas, aprimorar o controle de receitas e despesas, auxiliar a tomada de decisões e outros benefícios da centralização de dados e informações mensuráveis.

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Como você viu, as ferramentas tecnológicas são a principal aliada para uma gestão escolar eficiente e organizada.

O Mannesoft Prime é um sistema de gestão educacional especialmente desenvolvido para atender às necessidades dos gestores de instituições de ensino como escolas de idiomas, escolas de cursos livres, colégios, faculdades, centros universitários, universidades e redes de ensino.

O software é 100% online e pode ser usado para controlar a área financeira, matrículas, gestão contábil, de recebíveis, acordos de renegociação de dívidas e muito mais.

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